داشبورد متابعة المهام باستخدام اكسل | تنظيم وإدارة المهام بكفاءة

هذه لوحة تحكم متكاملة لإدارة ومتابعة المهام تم إنشاؤها باستخدام Excel، تهدف إلى تقديم رؤية واضحة ومفصلة عن حالة المهام وتقدمها عبر فريق العمل أو المؤسسة.

محتويات الداشبورد:

1. الأعمدة الأساسية في البيانات المصدر:

• Task ID (معرف المهمة): رقم فريد لكل مهمة لتتبعها بسهولة.

• Task Name (اسم المهمة): وصف مختصر لكل مهمة.

• Assigned To (المسؤول): اسم الموظف أو الشخص المسؤول عن تنفيذ المهمة.

• Priority (الأولوية): تحدد مستوى أهمية المهمة (عاجل جدًا، متوسط، عادي).

• Category (الفئة): تصنيف المهام حسب نوعها (يومية، أسبوعية، شهرية).

• Start Date (تاريخ البدء): بداية تنفيذ المهمة.

• Due Date (تاريخ التسليم): الموعد النهائي لإنجاز المهمة.

• Status (الحالة): الحالة الحالية للمهمة (تم الإنجاز، قيد التنفيذ، لم تبدأ، متأخرة).

• Completion % (نسبة الإنجاز): نسبة تقدم المهمة مئويًا.

• Delivery Status (حالة التسليم): تشير إلى ما إذا كانت المهمة تم تسليمها في الوقت المحدد أو متأخرة.

2. مكونات الداشبورد:

• مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs):
  تعرض عدد المهام الإجمالي، عدد المهام المكتملة، وعدد المهام المتأخرة.
  مثال:

  • إجمالي المهام: 100

  • المهام المكتملة: 60

  • المهام المتأخرة: 10

• تحليل الحالة حسب نوع المهمة:
  رسم بياني دائري أو عمودي يوضح توزيع المهام حسب الحالة (تم الإنجاز، قيد التنفيذ، لم تبدأ، متأخرة).

• تحليل الأولويات:
  يعرض توزيع المهام حسب أولويتها (عاجل جدًا، متوسط، عادي) مع نسب مئوية لكل فئة.

• توزيع المهام حسب المسؤول:
  رسم بياني يوضح عدد المهام المخصصة لكل فرد في الفريق، مما يساعد في فهم عبء العمل وتوزيع المهام.

• جدول المهام:
  يعرض بيانات المهام بشكل مفصل مع إمكانية فلترة حسب الحالة، الأولوية، والتاريخ.

• تحليل التسليم:
  يوضح عدد المهام التي تم تسليمها في الوقت المحدد مقابل المتأخرة.

• جداول محورية (Pivot Tables):
  تُستخدم لتجميع وتحليل البيانات بسرعة، مثل:

  • عدد المهام حسب الحالة والأولوية

  • توزيع المهام الشهرية والأسبوعية واليومية

  • متابعة نسب الإنجاز لكل مسؤول

• مخططات ورسوم بيانية:
  تستند إلى الجداول المحورية لتقديم تمثيل بصري واضح يسهل فهم المعلومات بسرعة.

الهدف من الداشبورد:

تم تصميم هذه اللوحة لمساعدة مديري المشاريع وفرق العمل على متابعة حالة المهام بشكل دقيق، تحسين توزيع العمل، تحديد الأولويات، وضمان الالتزام بالمواعيد النهائية، مما يعزز الإنتاجية والكفاءة.